Whistleblowing

Vimar misst der Einhaltung seines Verhaltenskodexes und Organisations-Verwaltungs- sowie Kontrollmodells maßgebliche Bedeutung bei. In diesem Sinne hat Vimar ein System zur Verwaltung der Meldungen hinsichtlich der Tätigkeiten implementiert, die gegen den Inhalt des Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodells sowie gegen die Grundsätze des Verhaltenskodexes verstoßen (sog. “Whistleblowing”). Das System beinhaltet eine zwecks Vertraulichkeit des Meldenden komplett aus den Vimar Systemen ausgelagerte IT-Plattform, über die alle betroffenen Personen (Angestellte, Mitarbeiter, Berater, Lieferanten und jeder andere Dritte, der eine Beziehung zu Vimar unterhält oder Tätigkeiten für Rechnung bzw. im Interesse von Vimar ausführt) eine vertrauliche Meldung einreichen können.

Der Zugang zur Plattform erfolgt durch Registrierung mit den eigenen Daten an den Servern der diesen Dienst anbietenden Gesellschaft, die die Daten mithilfe eines Verschlüsselungssystems aufbewahrt, soweit keine gesetzlichen Pflichten vorliegen (Vimar kann die Anmeldedaten nicht einsehen).

Vimar S.p.A. betreffende Meldungen werden vom Aufsichtsgremium verwaltet, Meldungen bezüglich der Auslandsniederlassungen vom Ombudsmann (Funktionen und Zuständigkeiten des Ombudsmanns siehe Verhaltenskodex), wobei in beiden Fällen und entsprechend der jeweiligen Kompetenzen die der Meldung zugrunde liegenden Voraussetzungen zum Zweck einer korrekten Verwaltung überprüft werden.

 Die Plattform ist auf einer Vimar-fremden Website angesiedelt, so dass die Vertraulichkeit der bereitgestellten Daten garantiert wird. Eine Rückverfolgung des Zugangs erfolgt nicht.

Zugang zur Plattform

Beim ersten Zugang wird der Meldende zur Registrierung und Erstellung eines Kontos aufgefordert.

Nach dem Zugang mit den persönlichen Anmeldedaten ist nun die Eingabe der Meldung möglich, Hierbei muss angegeben werden, ob die Meldung Vimar S.p.A. oder eine der Auslandsniederlassungen von Vimar S.p.A. betrifft. Für die weiteren Schritte sind die Anweisungen auf der Plattform zu befolgen.

Nach Abschluss der Eingabe kann der Meldende über sein Konto jederzeit auf die Meldung zugreifen, deren Status überprüfen, der für die Prüfung der Meldung zuständigen Stelle weitere Informationen oder dem Nachweis der gemeldeten Fälle zweckdienliche Unterlagen bereitstellen.

Vertraulichkeit der Identität des Meldenden und des Inhalts der Meldungen

Die zuständigen Stellen verwalten die Meldung derart, dass die Vertraulichkeit der gegebenenfalls bereitgestellten personenbezogenen Daten (die mit der Verwaltung beauftragten Stellen haben keinen Zugriff auf die Anmeldedaten) sowie der Inhalte der Meldung und insbesondere der Identität des Meldenden garantiert wird. Sollte der Meldende seine Identität in der abschließenden Eingabephase der Meldung preisgeben, so wird diese lt. den einschlägigen Vorschriften vertraulich behandelt, vorbehaltlich der gesetzlich vorgesehenen Fälle.