Code de Déontologie

Nous définissons clairement les comportements qui visent à tous ceux qui travaillent pour et au nom de l'entreprise. Principes qui sont partagés et appliqués aux administrateurs, dirigeants et employés, et qui ont guidé les activités de la Société au cours du temps.

La société Vimar SpA., afin de définir clairement et de façon transparente l'ensemble des valeurs dont elle s'inspire pour atteindre ses propres objectifs et en acceptant les prescriptions du Décret Législatif 231/2001 en matière de responsabilité administrative de sociétés et d'organismes, introduit, par le présent Code de Déontologie, un schéma de comportements de référence en mesure d'orienter l'engagement professionnel de chaque collaborateur.

Le Code de Déontologie se base sur les Principes de Comportement et d'Action de la société Vimar SpA, qui sont partagés et appliqués par l'ensemble de ses administrateurs, dirigeants et employés et qui guident l'activité de la société elle-même au fil du temps.

Le choix de ce code est une approche indispensable pour la fiabilité des comportements de la société  Vimar SpA à l'égard de tout le contexte civil et économique dans lequel elle opère; c'est à ces exigences que répond l'élaboration du Code de Déontologie, qui représente un système de règles que doivent observer tous ceux qui opèrent au nom et pour le compte de la société, aussi bien dans les rapports internes que dans les collaborations externes. Pour ce faire, ce code est distribué au sein de la société et mis également à la disposition de tous les tiers entrant en rapport avec elle.

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Code de Déontologie 133 kB 12/07/2013

Le Code de Déontologie Vimar

GÉNÉRALITÉS

Le Code de Déontologie se base sur des Principes de Comportement et d'Action que la Société VIMAR et les Sociétés contrôlées ont appliqués en phase de constitution. Ces Principes ont guidé la conduite des Sociétés au fil du temps et ont été partagés et appliqués par l'ensemble des administrateurs, des dirigeants et des employés de ladite Société. Tout le personnel des Sociétés et les sujets qui interagissent avec elles sont tenus d'appliquer et de faire appliquer les principes énoncés dans le présent Code de Déontologie. Ce dernier fait en outre partie intégrante du Modèle d'Organisation, de Gestion et de Contrôle que la Société VIMAR a adopté conformément aux prescriptions du Décret Législatif n° 231/2001 sur la responsabilité de la Société.

PRINCIPES DE COMPORTEMENT

Les Principes de Comportement requièrent toute notre préparation, intelligence et volonté pour travailler avec passion, enthousiasme et énergie positive.

a) L’engagement professionnel, dans la réalisation des tâches confiées, consiste à appliquer constamment les compétences et le savoir-faire acquis et en comporte le perfectionnement correspondant. Il implique la contribution effective de chacun dans le respect de l'environnement, de la santé et de la sécurité sur le lieu de travail.

b) Le respect des personnes est une condition requise absolue du développement individuel et professionnel de chacun et la qualité des personnes est fondamentale pour la croissance et le progrès. Nous souhaitons le meilleur aux personnes et de leur part, au nom de la cohérence et de la transparence. Nous formons et récompensons les personnes compétentes qui vivent la société avec responsabilité, esprit de collaboration et d'équipe. Nous refusons les modalités de gestion ou de fonctionnement qui privilégient la satisfaction personnelle par rapport à l'intérêt de la Société.

c) L’intégrité impose à chacun de se comporter avec honnêteté dans l'exercice de sa propre activité professionnelle. Elle n'admet aucun compromis en termes de conflit entre les intérêts personnels et les intérêts à soigner en vertu de sa propre activité professionnelle, aussi bien au sein de la Société que dans les relations avec les tiers, quelles que soient les pratiques locales. Nous nous engageons à divulguer la culture du respect de l'environnement, du territoire et de la santé.

d) La loyauté exige droiture et honnêteté dans les rapports avec les collègues et les collaborateurs externes. Elle implique le respect des dispositions et des règles internes de la Société, avec des comportements transparents envers tous et en toute occasion.

PRINCIPES D’ACTION

VIMAR a voulu en outre définir les principes d'action qui gouvernent l'activité de tous ses administrateurs, dirigeants et employés dans l'exercice de leurs fonctions. Nous voulons être protagonistes sur la scène compétitive. C'est sur la qualité, notre credo, que se base notre fiabilité absolue. Nous travaillons avec une sensibilité économique, dans le respect de la légalité, de l'environnement et de la santé et sécurité sur le lieu de travail. Nous planifions nos activités et en contrôlons les résultats dans le respect des principes de transparence dans les responsabilités comptables, administratives et sociales.

a) Respect de la légalité

La Société applique, dans tous les domaines, les lois et les règlements en vigueur dans le ou les pays où elle exerce son activité, même par le biais de ses sociétés contrôlées. Chaque employé, quelle que soit sa qualification, connaît les implications légales liées à son activité et pour lesquelles il a été formé et informé. En particulier, la Société VIMAR interdit en outre de tirer délibérément profit d'éventuelles lacunes ou carences normatives lorsque le comportement adopté est en contraste avec les règles de la Société elle-même. La Société a prévu les instruments nécessaires pour informer et former tout collaborateur sur les normes légales ainsi que sur tous les principes dérivant de l'application des systèmes de la Société.

b) Respect de la santé et de la sécurité sur le lieu de travail

La Société adopte les mesures nécessaires pour assurer la meilleure protection qui soit de la santé, la sécurité sur le lieu de travail et la prévention de toutes les formes potentielles de risque en vue de l'amélioration constante. Cette politique est appliquée indifféremment aussi bien à ses propres employés qu'aux employés d'entreprises externes, dans le cadre des interventions de ces dernières auprès des sites de la Société. Pour développer et contrôler le respect de la gestion de la Santé et Sécurité, la Société utilise un système fondé sur le Document d'Évaluation des Risques partagé et mis à jour, qui est périodiquement contrôlé, certifié par des tiers indépendants et se référant à des normes internationales (BS OHSAS 18001), des lignes directrices nationales (Ligne directrices UNI INAIL 2001) et à la Politique pour la Qualité, l'Environnement et la Sécurité. Tous les employés, collaborateurs et tiers sont tenus de respecter scrupuleusement toutes les mesures requises par les procédures et les règlements internes VIMAR en ce qui concerne la Santé et la Sécurité sur le lieu de travail, élaborés et mis à jour conformément à la loi en vigueur, et de contribuer également par le biais de propositions et de signalisations.

c) Respect de l'environnement

La Société encourage activement la protection de l'environnement. La Société VIMAR travaille depuis toujours à l'amélioration de l'impact environnemental de ses propres activités et à la prévention des risques pour les populations et pour l'environnement non seulement dans le respect des normes en vigueur mais en tenant compte également du développement de la recherche scientifique et des meilleures expériences en la matière. Ces objectifs sont également poursuivis grâce à la conformité volontaire à la norme de référence pour les systèmes de gestion environnementale ISO 14001, selon la Politique de l'Organisation.

d) Respect envers la collectivité

La Société VIMAR, consciente de l'influence, même indirecte, que l'exercice de sa propre activité peut avoir sur le contexte dans lequel elle opère, sur le développement économique et social et sur le bien-être général de la collectivité, entend gérer ses investissements et son propre développement en respectant l'environnement et les communautés locales.

e) Respect des principes de transparence dans les responsabilités comptables, administratives et sociales

La Société VIMAR adopte des normes adéquates de planification financière, de contrôle de gestion et de systèmes de comptabilité, en agissant avec le maximum de transparence. Cette transparence repose sur la vérité, la précision et l'exhaustivité de l'information de base dans les écritures comptables. La Société VIMAR, en vue de l'application de ses propres politiques, soigne l'élaboration rapide de rapports financiers périodiques complets, soignés, fiables, clairs et compréhensibles.

f) Respect des règles de la libre concurrence

La Société VIMAR entend protéger la valeur de la concurrence loyale, en évitant tout comportement collusoire et tout abus de position dominante.

g) Rapports avec les fournisseurs

Le choix des fournisseurs et l'achat de biens et de services sont effectués en fonction des évaluations objectives sur la compétitivité, la qualité, la satisfaction de conditions techniques et professionnelles, l'intégrité et la fiabilité. La stipulation d'un contrat avec un fournisseur doit toujours se baser sur des rapports extrêmement clairs, en évitant toute forme de dépendance

h) Rapports avec les clients

L'honnêteté et le respect à l'égard des clients et de tiers jouent un rôle fondamental dans la définition des chemins à suivre. Les rapports avec les clients doivent se baser sur la confiance et la satisfaction. En particulier, la Société VIMAR s'engage à fournir à ses clients des produits, des services, de l'assistance et des conseils de qualité permettant de satisfaire leurs attentes.

i) Rapports économiques avec associations, subventions et sponsorisations

La gestion des subventions et des sponsorisations doit toujours se baser sur les critères suivants :

  • destination claire et documentable des ressources ;
  • autorisation expresse de la part des fonctions préposées à la gestion de ces rapports concernant la Société VIMAR ;
  • respect des principes éthiques et déontologiques applicables ainsi que des prescriptions légales applicables

l) Conflit d'intérêts

Chaque collaborateur est tenu d'éviter tout éventuel conflit d'intérêts, notamment en ce qui concerne les intérêts personnels. Chaque employé VIMAR doit immédiatement informer son supérieur hiérarchique de toute situation qui constitue, génère ou apparaît simplement comme un conflit d'intérêts

m) Protection des informations de la société

Le collaborateur doit connaître et appliquer les prescriptions des politiques de la Société en matière de sécurité des informations, y compris les informations sous forme électronique, pour en garantir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité. Toute information fournie par un collaborateur en ce qui concerne sa propre activité est la propriété de la Société VIMAR.

Les informations sont traitées par la Société VIMAR dans le plein respect de la confidentialité des intérêts, conformément à la législation en vigueur en la matière. En particulier, la Société :

  • a défini une organisation pour le traitement des informations qui assure la séparation correcte des rôles et des responsabilités ;
  • elle soumet les sujets tiers, qui interviennent dans le traitement des informations, à la souscription d'accords de confidentialité.

Les collaborateurs qui prennent connaissance d'informations n'étant pas de domaine public doivent utiliser ces informations avec une extrême prudence, en évitant de les divulguer à des personnes non autorisées, aussi au sein de la Société qu'à l'extérieur. Cette obligation restera en vigueur même après la conclusion, quel qu'en soit le motif, du rapport de travail.

n) Protection des biens de la société

Chaque collaborateur est tenu d'intervenir promptement pour protéger les biens de la Société, physiques et matériels, par le biais de comportements responsables et conformes aux procédures opérationnelles prévues pour en réglementer l'utilisation, en documentant de façon précise leur utilisation. En particulier, chaque collaborateur doit :

  • utiliser scrupuleusement et parcimonieusement les biens lui ayant été confiés ;
  • éviter toute utilisation impropre et/ou personnelle des biens de la Société qui peuvent provoquer des dommages, un rendement réduit ou, quoiqu'il en soit, qui sont en contraste avec l'intérêt de la société. En ce qui concerne les applications informatiques, chaque collaborateur est tenu de/d' :
  • adopter scrupuleusement les prescriptions des politiques de sécurité de la Société afin d'éviter de compromettre la fonctionnalité et la protection des systèmes d'exploitation ;
  • lire et accepter les dispositions de la « Gestion des données informatiques » de la Société VIMAR ;
  • ne pas naviguer sur des sites Internet aux contenus inconvenants, offensants et quoiqu'il en soit n'allant pas dans le sens des intérêts de la Société.
VIOLATIONS DU CODE DE DÉONTOLOGIE ET SANCTIONS
Contrôles

Le Code de Déontologie constitue un des éléments de base du système des contrôles et fait partie intégrante du Modèle Organisationnel mis en œuvre par la société VIMAR conformément au Décret Législatif 231/2001.

Le système de contrôle interne doit être orienté vers l'adoption d'instruments et de méthodologies destinés à endiguer les risques potentiels de la Société afin de déterminer une garantie raisonnable en ce qui concerne le respect non seulement des lois mais également des dispositions et des procédures internes.

L'administration doit constamment soigner la conformité des comportements aux indications du Code et, le cas échéant, réaliser des programmes de contrôle spécifiques.

Observation du Code de Déontologie, signalisations des violations à l'Organisme de Surveillance et de Contrôle

L’observation des normes du Code de Déontologie doit être considérée comme partie essentielle des obligations contractuelles des employés en vertu de et conformément à l'art. 2104 du Code Civil. Elle doit être en outre considérée comme partie essentielle des obligations contractuelles prises par les collaborateurs non subordonnés et/ou les sujets ayant des relations d'affaires avec la Société VIMAR.

Les Dirigeants et les Responsables de la Société doivent faire en sorte que les attentes de la Société à l'égard des collaborateurs ont bien été comprises et mises en pratique par ces derniers. Les Dirigeants et les Responsables doivent donc s'assurer que les engagements énoncés dans le Code de Déontologie ont bien été appliqués. Afin de garantir l'application effective du Code de Déontologie, la Société VIMAR - dans le respect de la confidentialité et des droits individuels - prévoit des canaux d'information permettant à tous ceux qui prennent connaissance d'éventuels cas d'inobservation du Code au sein de la Société d'en informer librement, directement et de façon réservée l'Organisme de Contrôle.

Les signalisations doivent quoiqu'il en soit être effectuées par écrit et sous forme non anonyme. En ce qui concerne la signalisation de violation ou de tentative de violation des normes du Code de Déontologie, la Société veillera à ce que personne ne subisse au travail des rétorsions, des traitements illicites, des contraintes et des discriminations quels qu'ils soient, pour avoir signalé à l'Organisme de Surveillance la violation des contenus du Code de Déontologie ou des procédures internes. Par conséquent, en cas de signalisation, la Société effectuera immédiatement des contrôles appropriés et, le cas échéant, établira des sanctions adéquates.

Le système des sanctions

La violation effective des principes énoncés dans le Code de Déontologie et dans les procédures prévues par les protocoles internes compromet le rapport de confiance entre la Société et ses administrateurs, ses employés en général, ses conseillers, ses collaborateurs à différent titre, ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires commerciaux et financiers. Les violations seront fortement et immédiatement sanctionnées par l'adoption – à l'égard des responsables de ces mêmes violations, au cas où elle serait jugée nécessaire pour la protection des intérêts de la Société et en fonction des prescriptions du cadre juridique en vigueur – de mesures disciplinaires et/ou de sanctions adéquates et proportionnées indépendamment de l'éventuelle importance pénale, de ces comportements, et de l'instauration d'une procédure pénale si ces violations constituent un délit.

Les violations effectives du Code de Déontologie, l'Organisme de Surveillance et de Contrôle entendu, donneront lieu à des mesures spécifiques adoptées par la Direction des Ressources Humaines ou par des fonctions compétentes. Conformément aux normes juridiques et contractuelles en vigueur, les violations effectives pourront également déterminer l'éloignement des mêmes responsables de la Société.

Toute forme de rétorsion à l'égard de la personne ayant signalé de potentielles violations du Code ou ayant demandé des éclaircissements sur ses modalités d'application constitue elle aussi une violation du Code de Déontologie. Les effets des violations du Code de Déontologie et des protocoles internes doivent être dûment considérés par tous ceux qui sont en rapport avec la Société à quelque titre que ce soit. Pour ce faire, cette dernière se charge de divulguer le Code de Déontologie et les protocoles et/ou les procédures internes, et d'informer sur les sanctions prévues en cas de violation et sur les modalités et les procédures d'application.

La Société, pour protéger son image et ses ressources, n'entretiendra aucune sorte de rapport avec des sujets qui n'entendent pas opérer dans le respect rigoureux des normes en vigueur et/ou qui refusent de se comporter selon les valeurs et les principes prévus par le Code de Déontologie et de se conformer aux procédures et aux règlements prévus par les protocoles annexés.